In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van TTC Kluis omgaat met de door de leden verstrekte persoonsgegevens en welke rechten de leden hebben. Door het invullen van de Toestemmingsverklaring TTC Kluis kan via een drietal punten akkoord worden gegaan met de inhoud van dit reglement. Kruis aan met welke punten akkoord wordt gegaan en vul vervolgens alle gegevens in. Formulier kan per mail worden opgestuurd naar job@ttckluis.nl of in een verzamelbak bij TTC Kluis worden ingeleverd.
Om te beginnen enkele begrippen:
- Het bestuur zijn de personen, die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn alle personen, die zich als zodanig hebben aangemeld en door het bestuur als lid zijn geaccepteerd.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens over een persoon, die nodig zijn om de doelstellingen van de vereniging te realiseren.
- Onder vereniging wordt verstaan TTC Kluis te Geleen, zoals vastgelegd in de Statuten van 30 oktober 1963, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40187285.
- Inschrijfformulier is het formulier, waarmee persoon zich aanmeldt voor het lidmaatschap van de vereniging.
- De ledenadministratie is het geheel van persoonsgegevens, procedures en middelen rond het verzamelen, opslaan, raadplegen en verstrekken van gegevens van leden.
- Om persoonsgegevens te mogen registreren moet er een wettelijke grondslag (legitimering) zijn. De belangrijkste grondslag voor onze vereniging is “Uitvoering van een overeenkomst”. Dit betekent, dat de persoonsgegevens die wij vragen nodig zijn voor de uitvoering van de uit het lidmaatschap voortvloeiende taken. Buiten deze grondslag gebruiken we de grondslag “Toestemming” voor eventuele bijzondere doelen.
- Binnen de grondslag moet elk persoonsgegeven aan één of meer doelen gekoppeld kunnen worden.
Gebruik van persoonsgegevens
In onderstaande tabel is te lezen met welk doel welke persoonsgegevens worden verzameld en vastgelegd, op basis van welke grondslag en met welk doel.
|
Grondslag: UITVOERING OVEREENKOMST |
|
|
Doel |
Welke persoonsgegevens |
|
A. Identificatie van het lid (wie is het)
|
|
|
B. Correspondentie |
|
|
C. Contributiebetaling |
|
|
D. Publiceren van en informeren over sportactiviteiten, sociale activiteiten en acties. |
|
|
Grondslag: TOESTEMMING |
|
|
E. Publiceren van beeld- en geluidopnamen; benaderen na beëindiging lidmaatschap. |
|
In de zgn. Toestemmingverklaring is een uitputtende opsomming opgenomen van de items waarvoor toestemming kan worden gegeven. Deze verklaring maakt integraal onderdeel uit van dit reglement.
Bewaartermijnen
De gegevens van doel A, B, C en D worden bewaard zolang iemand lid is. Deze gegevens worden verwijderd zodra de bewaartermijn verstreken is.
Alleen de gegevens bestemd voor de financiële administratie worden nog de wettelijke verplichte 7 jaar bewaard na het jaar van beëindiging lidmaatschap. Dit betreft de volgende gegevens: voorletters, achternaam, adres en betaalgegevens.
Gegevens, die zijn verstrekt op grond van uitdrukkelijke toestemming worden verwijderd zodra de toestemming wordt ingetrokken.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan eigen leden.
Persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt als dit noodzakelijk is voor een adequate dienstverlening aan de leden, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om persoonsgegevens aan derden te verstrekken. De volgende gegevens worden verstrekt aan de aangegeven instanties en met de aangegeven doelen.
|
Instantie |
Doel |
Gegevens |
|
Nederlands Tafeltennis Bond |
Voldoen aan reglement van de NTTB |
Gegevens genoemd onder doelen A en B |
|
Gemeente Sittard-Geleen |
Ontvangen van subsidie |
Achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, woonplaats |
|
Banken |
Incasseren contributie |
Rekeninghouder, rekeningnummer |
Gegevensverstrekking op grond van de grondslag “Toestemming” mag alleen plaatsvinden na uitdrukkelijke toestemming van betrokkenen.
Rechten van leden
Leden hebben het recht de vereniging te verzoeken om inzage in hun persoonsgegevens (tenzij de vereniging op grond van de AVG niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om hun gegevens te laten corrigeren, aanvullen en verwijderen.
Bij een dergelijk verzoek moet het lid zich identificeren. De vereniging voldoet binnen 4 weken aan een verzoek. Als bij een verzoek tot verwijderen van gegevens de vereniging wordt belemmerd in haar functioneren ten aanzien van het betreffende lid, kan het bestuur besluiten het lidmaatschap van dat lid te beëindigen.
Een lid geeft op het inschrijfformulier actief en ondubbelzinnig toestemming voor het registreren van de persoonsgegevens. Bij ontbreken van die toestemming kan het bestuur besluiten om de inschrijving te weigeren.
Bij corrigeren/aanvullen en verwijderen van de gegevens zal de vereniging dit doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de vereniging hebben ontvangen.
Beveiliging persoonsgegevens
De vereniging treft passende maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Het bestuur is er altijd van op de hoogte welke personen/functionarissen toegang hebben tot welke gegevens en met welk doel. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarigen
Minderjarige leden moeten een expliciete toestemming van hun ouders of voogd overleggen voordat hun gegevens worden vastgelegd.
Beeld- en geluidsopnamen
Een lid kan aangeven dat het niet zichtbaar/hoorbaar wil zijn op opnamen. Voorafgaand aan een opname wordt betrokkenen gevraagd of zij instemmen.
Na een opname heeft een lid nog het recht om zijn herkenbaarheid ongedaan te maken. Fragmenten van opnamen mogen niet worden gebruikt of verspreid zonder nadrukkelijke toestemming.
Links naar andere websites
De website van de vereniging kan links naar andere websites bevatten. Dit Privacyreglement is alleen van toepassing op de website van de vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. U wordt dan ook aangeraden om voor het gebruik van andere websites altijd de privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Datalek
Bij een grove schending van rechten van betrokkenen, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
De betrokken leden zullen direct in kennis worden gesteld.
De secretaris zal een registratie van de genomen acties bijhouden.
Onvoorziene omstandigheden en klachten
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het bestuur.
Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden ingediend bij het bestuur.
Op grond van de Wet AVG heeft een lid het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Openbaarmaking en wijziging
Dit Privacyreglement wordt gepubliceerd op de website en op verzoek ter beschikking gesteld aan leden. De vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyreglement worden opgenomen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging zich inspannen de leden tijdig te informeren en deze wijzigingen zullen moeten worden goedgekeurd door de ALV.
Het privacybeleid is een vast agendapunt op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV). Het bestuur brengt dan verslag uit.
Bestuur TTC Kluis